Электронный документооборот

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Все документы от поставщиков мы собираем и проверяем в централизованной бухгалтерии. Раньше накладные поступали к нам через рестораны, что приводило к задержке процессов и появлению рисков потери документа. Реализовав ЭДО от СБИС, мы минимизировали проблемы документооборота. Теперь в личном кабинете мы видим накладные сразу после поставки, а подписание документа, оплата и контроль закупки товаров происходят своевременно. Также благодаря прописанной логике движения документов в СБИС, мы видим, в какой ресторан был доставлен товар, что ускоряет бизнес процессы в целом. Помимо ЭДО, 900 наших касс подключены к ОФД от СБИС, это автоматизировало взаимоотношения с арендодателями по всей стране.

Мы продаем авиабилеты российских авиакомпаний. Многие авиакомпании работают через Транспортную Клиринговую Палату, которая контролирует документооборот между агентствами и авиакомпаниями. ЭДО - самый удобный и быстрый для этого способ. Мы выбрали СБИС ЭДО, потому что ТКП и авиаперевозчики уже работают в нем. Интегрировали нашу систему SOFI и СБИС на основании СБИС Коннекта – поэтому настроили работу быстро. Из SOFI мы выгружаем документы в папку, СБИС Коннект забирает их оттуда, подписывает, формирует в пакеты и отправляет. По настроенному регламенту в СБИС документы от нас сначала попадают на проверку в ТКП. Если документы корректны, ТКП их отправляет в авиакомпанию.

Мы выбрали СБИС ЭДО, потому что им пользовались уже многие наши клиенты. Интегрировали СБИС и 1С готовым модулем за несколько часов и на следующий день уже отправляли документы клиентам. В СБИС у нас работает 3 человека – кто-то с отчетностью, кто-то с документами. СБИС разделяет доступ сотрудников к информации в нашем кабинете, чтобы каждый занимался только своей работой. От нас в СБИС клиенты получают акты, счета-фактуры и счета на оплату. Все документы уходят единым пакетом – экономим на отправке.

Наши главные требования при выборе провайдера ЭДО – представительства во всех регионах, единая цена для всех наших филиалов и возможность интеграции с нашей системой по API. СБИС полностью им соответствует. Мы провели интеграцию с несколькими операторами ЭДО. СБИС нас порадовал лучшими темпами подключения аптек к ЭДО – за год более 15000 грузополучателей.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала СБИС. На практике убедились, что начать работу в СБИС просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в СБИС. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через СБИС.

Под управлением Х5 Retail Group 17 000 магазинов. С каждого мы ежемесячно собираем УПД по коммунальным и клининговым услугам. ЭДО в СБИС ускорил их получение до пары дней. Прямая интеграция СБИС с системой SAP по защищенному JMS-каналу обуспечила обмен документами в привычном интерфейсе.

В бумаге документы шли 3-4 дня. А в случае корректировок – в два раза дольше. На этот срок оплаты некоторых клиентов задерживались, так как платят они после получения документов . В СБИС они видят документы прямо в день отправки. 1С у нас формирует нестандартный акт с номером из ERP системы и счет-фактуру с юридическим адресом, подтянутым из ERP. СБИС без труда визуализирует эти документы и выгружает из 1С в xml-формате. Сейчас документооборот в каждом филиале самостоятельный. со СБИС в скором времени мы начнем отправлять электронные документы централизовано. Это увеличит нашу экономию на ЭДО еще на 300 000 руб. в месяц на выдаче ЭП и обучении работе с документами новых специалистов.

В договорах с поставщиками мы обозначаем сжатые срок подписания документов. При работе с документами на бумаге сроки не соблюдались. СБИС повысил дисциплину документооборота, сделал условия по срокам выполнимыми. Вся группа компаний работает в 1С и интегрирована со СБИС через внешнюю обработку. С электронными документами работают уже 50 сотрудников: бухгалтерия - локально, остальные используют личный кабинет СБИС. Согласование документов у нас проходит в трех подразделениях компании. Мы его настроили в СБИС. Теперь процесс стал быстрым и простым.

У нас тысячи агентов во всех уголках страны. Были опасения – как они воспримут новации. Мы подготовили видеоролик, чтобы показать – электронные документы в СБИС – это просто. Они оценили удобство и сокращение срока выплаты бонусов (с 7 до 1 дня) и активно переходят на ЭДО. Сократилась нагрузка и на персонал Amway. Документы теперь рассылаются автоматически, без ручной работы. Думаю, что данный проект подходит для реализации Amway и в других странах.

В СБИС нам подключили роуминг, чтобы принимать документы от любых операторов ЭДО, и настроили схему согласований. Сотрудник заправки в личном кабинете оформляет заказ и отправляет его в офис на проверку, откуда тот уходит поставщику. Поставщик еще до поставки формирует УПД и отправляет в наш офис. На приемке сотруднику заправки остается только сверить фактический заказ с УПД. В СБИС подкупает, что я могу обратиться даже ночью и получить ответ. Предыдущий оператор ЭДО работал с 9 до 18. Плюс вы быстрее реагируете на обращения. Было бы идеально, если б все наши контрагенты работали в СБИС.